Aplikasi Microsoft Excel

Kelompok 1 TIK: Jeffita, Magdalena, Safira Anggiaty P, Sofie Medina P.

MICROSOFT EXCEL

Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office System, dan versi terakhir adalah versi Microsoft Office Excel 2007 yang diintegrasikan di dalam paket Microsoft Office System 2007.

SEJARAH MICROSOFT EXCEL

Pada tahun 1982, Microsoft membuat sebuah program spreadsheet yang disebut dengan Multiplan, yang sangat populer dalam sistem-sistem CP/M, tapi tidak dalam sistem MS-DOS mengingat di sana sudah berdiri saingannya, yakni Lotus 1-2-3. Hal ini membuat Microsoft memulai pengembangan sebuah program spreadsheet yang baru yang disebut dengan Excel, dengan tujuan, seperti yang dikatakan oleh Doug Klunder, "do everything 1-2-3 does and do it better/melakukan apa yang dilakukan oleh 1-2-3 dan lebih baik lagi".

Versi pertama Excel dirilis untuk Macintosh pada tahun 1985 dan versi Windows-nya menyusul (dinomori versi 2.0) pada November 1987. Lotus ternyata terlambat turun ke pasar program spreadsheet untuk Windows, dan pada tahun tersebut, Lotus 1-2-3 masih berbasis MS-DOS. Pada tahun 1988, Excel pun mulai menggeser 1-2-3 dalam pangsa pasar program spreadsheet dan menjadikan Microsoft sebagai salah satu perusahaan pengembang aplikasi perangkat lunak untuk komputer pribadi yang andal. Prestasi ini mengukuhkan Microsoft sebagai kompetitor yang sangat kuat bagi 1-2-3 dan bahkan mereka mengembangkannya lebih baik lagi. Microsoft, dengan menggunakan keunggulannya, rata-rata merilis versi Excel baru setiap dua tahun sekali, dan versi Excel untuk Windows terakhir adalah Microsoft Office Excel 2010 (Excel 14), sementara untuk Macintosh (Mac OS X), versi terakhirnya adalah Excel for Mac.

Pada awal-awal peluncurannya, Excel menjadi sasaran tuntutan perusahaan lainnya yang bergerak dalam bidang industri finansial yang telah menjual sebuah perangkat lunak yang juga memiliki nama Excel. Akhirnya, Microsoft pun mengakhiri tuntutan tersebut dengan kekalahan dan Microsoft harus mengubah nama Excel menjadi "Microsoft Excel" dalam semua rilis pers dan dokumen Microsoft. Meskipun demikian, dalam prakteknya, hal ini diabaikan dan bahkan Microsoft membeli Excel dari perusahaan yang sebelumnya menuntut mereka, sehingga penggunaan nama Excel saja tidak akan membawa masalah lagi. Microsoft juga sering menggunakan huruf XL sebagai singkatan untuk program tersebut, yang meskipun tidak umum lagi, ikon yang digunakan oleh program tersebut masih terdiri atas dua huruf tersebut (meski diberi beberapa gaya penulisan). Selain itu, ekstensi default dari spreadsheet yang dibuat oleh Microsoft Excel hingga versi 11.0 (Excel 2003) adalah *.xls sedangkan mulai Microsoft Office Excel 2007 (versi 12.0) ekstensi default-nya adalah *.xlsx yang mendukung format HTML namun dengan isi yang sama memiliki ukuran file yang lebih kecil jika dibandingkan dengan versi-versi Excel sebelumnya.

Excel menawarkan banyak keunggulan antarmuka jika dibandingkan dengan program spreadsheet yang mendahuluinya, tapi esensinya masih sama dengan VisiCalc (perangkat lunak spreadsheet yang terkenal pertama kali): Sel disusun dalam baris dan kolom, serta mengandung data atau formula dengan berisi referensi absolut atau referensi relatif terhadap sel lainnya.

Excel merupakan program spreadsheet pertama yang mengizinkan pengguna untuk mendefinisikan bagaimana tampilan dari spreadsheet yang mereka sunting: font, atribut karakter, dan tampilan setiap sel. Excel juga menawarkan penghitungan kembali terhadap sel-sel secara cerdas, di mana hanya sel yang berkaitan dengan sel tersebut saja yang akan diperbarui nilanya (di mana program-program spreadsheet lainnya akan menghitung ulang keseluruhan data atau menunggu perintah khusus dari pengguna). Selain itu, Excel juga menawarkan fitur pengolahan grafik yang sangat baik.

Ketika pertama kali dibundel ke dalam Microsoft Office pada tahun 1993, Microsoft pun mendesain ulang tampilan antarmuka yang digunakan oleh Microsoft Word dan Microsoft PowerPoint untuk mencocokkan dengan tampilan Microsoft Excel, yang pada waktu itu menjadi aplikasi spreadsheet yang paling disukai.

Sejak tahun 1993, Excel telah memiliki bahasa pemrograman Visual Basic for Applications (VBA), yang dapat menambahkan kemampuan Excel untuk melakukan automatisasi di dalam Excel dan juga menambahkan fungsi-fungsi yang dapat didefinisikan oleh pengguna (user-defined functions/UDF) untuk digunakan di dalam worksheet. Dalam versi selanjutnya, bahkan Microsoft menambahkan sebuah integrated development environment (IDE) untuk bahasa VBA untuk Excel, sehingga memudahkan programmer untuk melakukan pembuatan program buatannya. Selain itu, Excel juga dapat merekam semua yang dilakukan oleh pengguna untuk menjadi macro, sehingga mampu melakukan automatisasi beberapa tugas. VBA juga mengizinkan pembuatan form dan kontrol yang terdapat di dalam worksheet untuk dapat berkomunikasi dengan penggunanya. Bahasa VBA juga mendukung penggunaan DLL ActiveX/COM, meski tidak dapat membuatnya. Versi VBA selanjutnya menambahkan dukungan terhadap class module sehingga mengizinkan penggunaan teknik pemrograman berorientasi objek dalam VBA.

Fungsi automatisasi yang disediakan oleh VBA menjadikan Excel sebagai sebuah target virus-virus macro. Ini merupakan problem yang sangat serius dalam dunia korporasi hingga para pembuat antivirus mulai menambahkan dukungan untuk mendeteksi dan membersihkan virus-virus macro dari berkas Excel. Akhirnya, meski terlambat, Microsoft juga mengintegrasikan fungsi untuk mencegah penyalahgunaan macro dengan menonaktifkan macro secara keseluruhan, atau menngaktifkan macro ketika mengaktifkan workbook, atau mempercayai macro yang dienkripsi dengan menggunakan sertifikat digital yang tepercaya.

BEBERAPA PERBEDAAN MENDASAR MICROSOFT EXCEL 2003, 2007, DAN 2010

Tampilan Sub Menu dan Toolbars

Pada Excel 2003 kita telah akrab dengan menu-menu File, Edit, View juga sub-sub menu-nya. Namun pada Excel 2007 dan 2010, menu-menu tersebut telah berubah.  Bahkan nama "menu" pun sudah tidak dipakai lagi. "Menu" pada ms. excel 2007 dan 2010 biasa dinamai Tab Ribbon, karena interface-nya hampir sama dengan tab window pada aplikasi-aplikasi. Demikian juga sub-sub menu pada Excel 2003 tidak lagi dropdown pada versi 2007 dan 2010, namun berbentuk icon-icon seperti pada toolbars.

Icon-icon inilah yang disebut Ribbon. Dan kita tidak bisa menambah atau mengurangi icon-icon pada ribbon ini, kita hanya bisa menyembunyikannya.

Lantas bagaimana jika kita ingin menambah icon tertentu yang kebetulan tidak ditampilkan pada ribbon? seperti tombol Print Preview misalnya?

Kita memang tidak bisa mengutak-atik ribbon, namun kita tetap bisa menambahkan tombol tertentu pada interface Excel 2007 dan 2010 yakni pada Quick Access Toolbar, lihat pembahasannya di sini.

Jumlah Baris (Row)

Pada Excel 2003 jumlah baris = 65.536

Pada Excel 2007 jumlah baris = 1.048.576

Pada Excel 2010 jumlah baris = 1.048.576

Kita dapat mengetahui jumlah baris tersebut dengan cara menekan CTRL+[panah bawah]

Jumlah Kolom

Pada Excel 2003 jumlah kolom = 256

Pada Excel 2007 jumlah kolom = 16.384

Pada Excel 2010 jumlah kolom = 16.384

Kita dapat mengetahui jumlah baris tersebut dengan cara: Sorot all dengan mouse salah satu baris dari kiri Ketik angka 1 pada keyboard Tekan CTRL+ENTER Lihat Jumlahnya pada status bar

NO	ITEM	Ms. Excel 2003	Ms. Excel 2007 / 2010
1	Kolom dalam 1 worksheet	256	16.384
2	Baris dalam 1 worksheet	65.536	1.048.576
3	Batas maksimal panjang karakter dalam rumus	1.024	8.192
4	Jumlah fields yg ditampilkan di PivotTable Field pada task pane	255	16.384
5	Jumlah huruf yg di tampilkan di dalam 1 celll	1.024	32.768
6	Jumlah item ditampilkan dalam list AutoFilter	1.024	32.768
7	Jumlah kolom pada PivotTable	255	16.384
8	Jumlah kondisi Conditional Formating dalam 1 cell	3 (kondisi standar)	tergantung memory PC
9	Jumlah maksimal arguments dalam formula	30	255
10	Jumlah pengulangan/looping pada rumus [=if(if(if…))..]	7	64
11	Jumlah sorting levels pad range atau table	3	64
12	Jumlah warna	56	4,3 milyar (billion)
13	Total number of unique cell styles in a workbook	4.000	65.536

FORMAT BERKAS MICROSOFT EXCEL

Dari pertama kali dirilis, Excel menggunakan format berkas biner yang disebut dengan Binary Interchange File Format (BIFF) sebagai format berkas utamanya. Hal ini berubah ketika Microsoft merilis Office System 2007 yang memperkenalkan Office Open XML sebagai format berkas utamanya. Office Open XML adalah sebuah berkas kontainer berbasis XML yang mirip dengan XML Spreadsheet (XMLSS), yang diperkenalkan pada Excel 2002. Berkas versi XML tidak dapat menyimpan macro VBA.

Meskipun mendukung format XML yang baru, Excel 2007 masih mendukung format-format lamanya yang masih berbasis BIFF yang tradisional. Selain itu, kebanyakan versi Microsoft Excel juga mendukung format Comma Separated Values (CSV), DBase File (DBF), SYmbolic LinK (SYLK), Data Interchange Format (DIF) dan banyak format lainnya, termasuk di antaranya format worksheet milik Lotus 1-2-3 (WKS, WK1, WK2, dan lain-lain) dan Quattro Pro.

Excel 2007 tidak mendukung untuk melakukan penyimpanan pada semua format tersebut. Beberapa format yang tidak dapat dibuka di Excel 2007 tapi dapat dibuka di versi sebelumnya adalah:

WK1 (1-2-3)

WK4 (1-2-3)

WJ3 (1-2-3 Japanese) (.wj3)

WKS (1-2-3)

WK3 (1-2-3)

WK1 FMT(1-2-3)

WJ2 (1-2-3 Japanese) (.wj2)

WJ3, FJ3 (1-2-3 Japanese) (.wj3)

DBF 2 (dBASE II)

WQ1 (Quattro Pro/DOS)

WK3,FM3(1-2-3)

Microsoft Excel Chart (.xlc)

WK1, ALL(1-2-3)

WJ1 (1-2-3 Japanese) (.wj1)

WKS (Works Japanese) (.wks)

Sedangkan beberapa format yang dapat dibuka, tapi tidak dapat disimpan di Excel 2007 antara lain:

Microsoft Excel 2.1 Worksheet

Microsoft Excel 2.1 Macro

Microsoft Excel 3.0 Worksheet

Microsoft Excel 3.0 Macro

Microsoft Excel 4.0 Worksheet

Microsoft Excel 4.0 Macro

Microsoft Excel 97 - Excel 2003 & 5.0/95 Workbook

Microsoft Excel 4.0 Workbook

DBF 3 (dBASE III)

DBF 4 (dBASE IV)

Berikut ini adalah beberapa ekstensi Microsoft Excel:

*.xls, merupakan format default Microsoft Excel sebelum Excel 12. Masih berbasis format BIFF dan dapat menyimpan macro VBA.

*.xlt, merupakan format untuk template worksheet Microsoft Excel sebelum Excel 12. Masih berbasis format BIFF dan dapat menyimpan macro VBA.

*.XML, atau yang disebut sebagai XML Spreadsheet. Tidak mampu menampung macro VBA.

*.xla, merupakan format untuk Excel Add-in sebelum Excel 12. Masih berbasis format BIFF dan dapat menyimpan macro VBA, mengingat tujuannya adalah untuk menambahkan kemampuan Microsoft Excel.

*.xlsx, merupakan format default worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML. Tidak dapat menyimpan macro VBA, karena alasan keamanan. Sebenarnya merupakan sebuah arsip terkompres berformat ZIP dengan struktur dokumen yang terdiri atas dokumen teks XML. Adalah pengganti dari format .xls yang kuno.

*.xlsm, merupakan format worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML, tapi dapat menyimpan macro VBA.

*.xlsb, merupakan format worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML, tapi dikodekan dalam bentuk biner. Format ini memiliki keunggulan lebih kepat dibuka dan lebih efisien, mengingat tujuan dibuatnya format ini adalah untuk menangani worksheet yang sangat besar yang terdiri atas puluhan ribu baris atau ratusan kolom.

*.xltm, merupakan format untuk template worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML tapi mampu menyimpan macro VBA. Merupakan pengganti dari format *.xlt.

*.xlam, merupakan format untuk Excel Add-in untuk menambah kemampuan Excel 12. Secara default mampu menangani macro VBA, mengingat tujuannya adalah menambahkan kemampuan Excel.

KELEBIHAN DAN KEKURANGAN MICROSOFT EXCEL

 Kelebihan Microsoft Excel 2003

·         Kecepatan Micro Ms. 2003 lebih cepat dibandingkan Ms. 2007.

·         Installer tidak terlalu besar.

·         Lebih optimal bagi Anda yang menggunakan Office secara umum.

·         Lebih familiar karena sudah biasa digunakan.

·         Lebih ringan sehingga penggunaannya lebih muda.

·         Di Excel 2003, jika Anda melakukan seleksi pada sebuah area, kemudian melakukan drag-drop seleksi tersebut ke sebuah chart, maka terdapat fitur penambahan data otomatis. Di Excel 2007, Anda tidak akan menemukan fitur ini.

·         Di Excel 2003, kustomisasi toolbar sangat fleksibel.

·         Di Excel 2003 Anda dapat menggunakan pattern yang bermacam-macam pada cell dan chart, di Excel 2007 Anda tidak akan menemukannya.

·         Terdapat fitur export atau save as ke format dbf yang bahkan tidak dimiliki oleh Ms. 2007.

       Kekurangan Microsoft Excel 2003

·         Fitur web yang tersedia masih kurang lengkap.

·         Ukuran file yang dihasilkan lebih besar dibandingkan Ms. 2007.

·         Tingkat keamanannya tidak sebanding dengan Ms. 2007.

·         Tampilannya masih tampak jadul.

·         Menu yang tersedia tampak tidak beraturan.

·         Terdapat sidebar pada starup sehingga mempersempit are pada lembar kerja.

·         Memiliki kolom dan baris yang lebih sedikit disbanding Ms. 2007.

·         Performa memori yang hanya 1 GB dibandingkan dengan Ms. 2007 yaitu 2 GB.

Kelebihan Microsoft Excel 2007

·         Fitur lebih mudah dieksplorasi dibanding edisi sebelumnya.

·         Word dilengkapi tool dasar untuk desktop publishing.

·         Formula pada Excel lebih mudah direferensikan.

·         Tampilan menu yang praktis yang semakin memudahkan Anda dalam bekerja.

·         Outlook menambahkan fitur ‘Task and Time Management’.

·         Perbaikan integrasi antar aplikasi dalam Office 2007.

·         File yang korup kini lebih mudah di selamatkan.

·         Microsoft Excel 2007 membuat Anda lebih leluasa dalam menjelajahi banyak data dalam worksheet karena Ms. 2007 yang menyediakan 1.084.576 baris dan 16.384 kolom.

·         Performa manajemen memori yang lebih besar disbanding pendahulunya yaitu 2 GB sedangkan Ms. 2003 hanya 1 GB.

·         Anda dapat menggunakan berbagai theme yang akan mempermudah Anda dalam memformat data.

·         Terdapat conditional formatting untuk mempermudah penandaan data secara visual untuk keperluan analisis dan presentasi data.

·         Penulisan formula yang lebih mudah.

·         Fungsi AutoComplete yang dapat menuliskan sintak-sintak rumus yang tepat.

·         Ada Rumus OLAP (On line Analitycal Processing).

·         Tampilan grafik baru yang mempunyai efek-efek tiga dimensi, transparansi, dan bayangan objek.

·         Fitur Sharing antar aplikasi dapat digunakan dengan cukup mudah antar aplikasi Office seperti Word dan Power Point.

·         Pivot Table cukup mudah digunakan.

·         Terdapat file format Office Open XML.

        Kekurangan Microsoft Excel 2007

·         Perubahan desain yang drastis sehingga mengharuskan pengguna baru untuk mempelajari lagi dan membutuhkan waktu hingga terbiasa.

·         Antarmuka baru yang dihadirkan tidak selalu intuitif.

·         Tab kontekstual dan style gallery agak mengganggu.

·         Pengguna Office edisi sebelumnya (2000 dan 2003) perlu menginstal converter untuk dapat membukan file Office 2007.

·         Menyimpan file untuk web terasa lebih kompleks dibanding pada edisi sebelumnya.

Kelebihan Microsoft Excel 2010

1. LEBIH RINGAN.

      Saat pertama kali dijalankan Microsoft Office 2010 hanya membutuhkan 2 detik untuk masuk ke lembar kerja. Sedangkan untuk penggunaan ke-2 dan seterusnya, Microsoft Office 2010 hanya membutuhkan sepersekian detik untuk load ke lembar kerja. Wow!

2. MENU FILE HADIR KEMBALI.

      Saat masuk ke lembar kerja kita tidak akan menemukan lagi The Office 2007 Button, image berlogo Windows layaknya jantung pada Office 2007. Fungsi ini telah digantikan dengan menu File, dengan tampilan penuh (full-window) bahkan fitur dan fungsi didalamnya jauh lebih beragam.

3. TAMPILAN RIBBON SERAGAM.

     Ribbon atau pita menu kini juga dapat ditemukan pada aplikasi Office lainnya, yakni Outlook,Visio, OneNote, Project, dan Publisher.

4. SMART-ART DAN TEMPLATE BARU.

     Office 2010 memberikan SmartArt dan Template baru plus koleksi sebelumnya dari Office 2007.

5. SAVE AS LEBIH VARIATIF.

     Kejutan baru yang ditawarkan oleh Office 2010 adalah fungsi menyimpan dokumen menjadi format PDF, XPS (portable online), ODT (OpenOffice) secara langsung. Format PDF dan XPS awalnya hanya dapat difungsikan dengan add-ons pada Office 2007. Sedangkan ODT merupakan format atau ekstensi dokumen pada OpenOffice, ini bukti universalitas dan support Microsoft Office bahkan terhadap open source.

6. PRINT FUNCTION INTEGRATED.

      Fungsi print preview dan print telah terintegrasi dengan full-window pada menu File pada offce 2010 yang sangat memudahkan kita.

7. FUNGSI JUMP-LISTS.

      Dengan fungsi jump-lists kita dapat langsung menuju dokumen yang sebelumnya pernah kita buka atau jalankan melalui StartMenu. Bisa dibilang layaknya RecentDocuments tetapi terbagi atas tiap aplikasi Office tersendiri dan hanya Anda dapatkan pada Windows 7 (Seven).

8. FITUR THUMBNAIL.

      Microsoft Office 2010 meniru fitur thumbnail atau preview layaknya Adobe Reader untuk file PDF. Dengan begitu kita dapat mengintip tampilan atau isi file dokumen (.DOCX) tanpa harus membukanya terlebih dahulu.

Kekurangan Microsoft Excel 2010

1. Kalau kita membuka Word 2010 tidak bisa langsung membuka Excel atau Powerpoint seperti pada OpenOffice (Pilih File-New-Spreadsheet/Powerpoint).

2. Tidak dapat secara default menyimpan file dalam format OpenDocument (odt, ods, odp, dsb).

3. Tampilan MS Office 2010 yang lebih banyak eye-candy juga lebih boros baterai laptop.